Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации городского поселения “Синдор”.


339.8 Кб
скачать

50-р от 26.12.2006

 

 


“Синдор” кар овмöдчöминса Администрация
администрация городского поселения “Синдор”

Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е

от 26.12.2006 г. № 50-Р пгт Синдор, Республика Коми

Об утверждении Инструкции по
делопроизводству в администрации
городского поселения “Синдор”.


В целях определения общих требований к документированию деятель-ности и организации работы с документами в администрации городского по-селения “Синдор”:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в админи-страции городского поселения “Синдор” (далее – Инструкция).

2.Заместителю руководителя администрации, должностным лицам обеспе-чить неукоснительное требование Инструкции.

3.Контроль за выполнением настоящего распоряжения возложить на ин-спектора администрации городского поселения “Синдор” Глущенко З.П.

Руководитель администрации
городского поселения “Синдор” Л.Т.Сахнюк

 

Приложение
к распоряжению руководителя
администрации городского
поселения “Синдор” от 26.12.2006г.
№ 50-Р


И Н С Т Р У К Ц И Я
по делопроизводству в администрации городского поселения “Синдор”

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция определяет общие требования к документированию управ-ленческой деятельности и организации работы с документами в администрации городского поселения “Синдор” (далее – администрации).
1.2. Документы администрации являются собственностью государства, включаются в имущество администрации и являются составной частью Архивного отдела Республики Коми, вопросы работы с ними регулируются Законодательством Российской Федерации и Республи-ки Коми.
1.3. Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства возлагает-ся на заместителя руководителя администрации и должностные лица.
Работники администрации несут персональную ответственность за выполнение требо-ваний Инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных доку-ментов. Об их утрате немедленно докладывается руководству администрации.
Сведения, содержащиеся в служебных документах, не подлежат разглашению.
1.4. Передача документов для служебного пользования, их копий работникам других ор-ганизаций допускается только с разрешения руководителя администрации или заместителя руководителя администрации.
При уходе работника в отпуск, выбытие в длительную командировку, увольнении или пе-ремещении имеющиеся у него документы по указанию руководителя администрации переда-ются другому работнику по акту приёмо - передачи.
1.5. Вновь принятые работники в недельный срок должны быть ознакомлены с настоя-щей Инструкцией должностным лицом.
1.6. Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюде-нием требования Инструкции в администрации возлагается на инспектора администрации. Инспектор систематически проверяет состояние делопроизводства у работников администра-ции, о результатах проверок докладывает руководству администрации.
1.7. На инспектора администрации возлагается выполнение следующих основных обя-занностей:
прием, учет (регистрация) и распределение входящих (поступивших) документов;
учет (регистрация) исходящих (отправляемых) документов, передача их на отправку адре-сатам (отправка адресатам);
контроль за прохождением и сроками рассмотрения документов;
подготовка проекта номенклатуры дел администрации;
ведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой дел управления делами, передача их в архивный отдел администрации;
проверка (сверка) наличия документов, находящихся на исполнении у работников;
ознакомление работников аппарата с нормативными и иными правовыми актами, мето-дическими документами по вопросам, относящимся к документационному обеспечению (де-лопроизводству);
подготовка заявок на изготовление печатно-бланочной продукции, организация их учета.

2.
2.Прием, обработка и распределение поступающей корреспонденции

2.1. Прием, первоначальная обработка и распределение поступающей корреспонденции производится инспектором администрации . В процессе первоначальной обработки поступа-ющей корреспонденции проверяются правильность доставки и целостность вложений.
Все конверты, бандероли, за исключением имеющих пометку “лично” вскрываются. При обнаружении повреждения, при отсутствии документов или приложений к ним, составляется акт в 3-х экземплярах. Первый остается в администрации, второй приобщается к поступивше-му материалы, а третий направляется отправителю документа. Конверты, как правило, уни-чтожаются, кроме случаев, когда только по конверту можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документа, а также когда дата отправки не совпадает с датой на конверте.
2.2. Поступившие документы учитываются и распределяются на регистрируемые и нере-гистрируемые.
Не подлежат регистрации:
материалы информационно-справочного характера, присланные для сведения;
копии документов, в том числе переданные по линии факсимильной связи;
газеты, журналы, иные периодические издания, поздравительные открытки.
2.3. Зарегистрированные документы, корреспонденция с пометкой “лично”, а также нере-гистрируемые документы передаются по назначению, как правило, в день поступления.
2.4. Регистрация поступивших документов производится инспектором с вводом информа-ции о них в книги журналов. На зарегистрированных документах в нижней правой части ли-ста основного документа ставится регистрационный штамп установленного образца. При ре-гистрации поступившего документа в журнал данных вводятся следующие реквизиты: вид документа, его исходящий номер и дата, корреспондент, а также краткое содержание докумен-тов, исполнитель, которому направляется документ.
2.5. Зарегистрированные документы с резолюцией руководителя администрации переда-ются исполнителям.

3. Организация работы с документами в структурных
подразделениях администрации

3.1. Документы рассмотренные руководителем администрации направляются для испол-нения должностным лицам.
3.2. Поступившие должностному лицу администрации документы принимаются, проверя-ется правильность их направления, проставляется дата и время получения этих документов. Берет на контроль исполнение документов.
3.3. При подготовке документа исполнитель обязан изучить его содержание, подобрать необходимые справочные материалы, составить проект ответа на резолюцию (поручение).
3.4. Поручения руководителя администрации должны браться на контроль и исполняться в сроки, указанные в поручении. Если срок в поручении не определен, устанавливается один месяц. Срок исполнения поручения исчисляется в календарных днях с даты его подписания. Поручения, имеющие в тексте пометку “срочно” исполняются в 3-х дневный срок.
Инспектор администрации не реже одного раза в месяц составляем анализ исполнения доку-ментов, находящихся у должностных лиц, производит напоминания при нарушении сроков исполнения и докладывает руководителю администрации.

общие требования

3.5. При составлении и оформлении документов работники аппарата администрации должны руководствоваться следующими основными требованиями:
3.
3.5.1. Содержание документа должно быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивать
точное однозначное восприятие изложенной в нем информации.
Документ объемом более одной страницы, как правило, должен иметь заголовок, в крат-кой форме раскрывающий его основное содержание.
Заголовок составляется на все документы формата А4, кроме телеграмм, извещений и до-кументов, напечатанных на бланке формата А5, и формируется составителем документа.
3.5.2. Служебные письма, документы и информации, направляемые в вышестоящие орга-ны, руководителям министерств, комитетов, ведомств Российской Федерации и Республики Коми, печатаются с проекта на бланке для писем и подписываются руководителем админи-страции. В состав подписи входят: сокращенное наименование должности подписывающего документ, личная подпись и её расшифровка.
Если должностное лицо, подпись которого отпечатана на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности или его заместитель. При этом обязательно указывается должность лица, подписывающего документ, и его фамилия (ис-правления можно внести чернилами или машинописным способом, например: “и.о.”, “зам”). Не допускается подписывать документы с предлогом “за” или проставлением косой черты перед наименованием должности.
Если служебное письмо подписывают совместно руководители разных учреждений, то реквизит "подпись" оформляется полным наименованием должностей руководителей, подпи-сывающих документ. При этом текст письма печатается не на бланке, а на чистом листе.
Внутренние документы (доклады, справки) могут подписываться исполнителями, если разрешаемые при этом вопросы не выходят за пределы их полномочий.
3.5.3. Служебные письма должны быть краткими, содержать не более двух печатных страниц и, как правило, по одному вопросу, а письма информационного характера должны со-держать не более пяти страниц. Тексты документов рекомендуется разделять на две части. В первой части указывается основание составления документа, во второй - излагаются выво-ды, предложения, решения, распоряжения, просьбы.
В письмах-ответах на отведенной площади штампа делается ссылка на номер и дату по-ступившего документа. Фамилия исполнителя и номер его телефона указываются в левом углу первой страницы или на обороте последней страницы. Нумерация страниц производится арабскими цифрами на верхнем поле.
3.5.4. При направлении с письмом приложений данные о них печатаются между текстом и реквизитом “подпись” .
3.5.5. Документы, направляемые из администрации, адресуются учреждению, его струк-турного подразделения или конкретному должностному лицу. Почтовый адрес с указанием индекса отделения связи проставляется ниже адресата. Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения, в учреждения органов исполнительной вла-сти Республики Коми и постоянным корреспондентам.
Документ (письмо) не должен содержать более четырех адресатов. При направлении до-кумента более чем в четыре адреса исполнителям составляется список на рассылку и на каж-дом документе указывается только один адрес.
При направлении документа в организации, наименование организации пишется в име-нительном падеже, например: Министерство финансов Республики Коми. При направлении документа в структурное подразделение организации, наименование подразделения также пишется в именительном падеже, например: Государственный Совет Республики Коми, Коми-тет по социальной политике.

Документ адресуется должностному лицу (руководителю администрации) в случае, ко-гда предлагается, что именно это должностное лицо будет рассматривать и принимать реше-ния по вопросам, поставленным в документе. При этом наименование организации входит в наимено-

4.
вание должности адресата. Наименование и фамилия пишутся в дательном падеже, например: министру здравоохранения Республики Коми, имя, отчество, фамилия.

Удостоверение документа

3.6.6. Документы подписываются должностными лицами в соответствии с предостав-ленными им полномочиями.
На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения располагается в правом верхнем углу первого листа документа. Если документ утверждается должностным лицом, то гриф утверждения состоит из следующих элементов: слова “Утверждаю”, наименования должности, подписи, инициалов и фамилии лица, утвердившего документ, даты утверждения. Если документ утверждается соответствующим решением, то гриф утверждения включает в себя: слово “утверждаю”, согласованное в роде и числе с наименованием утверждаемого до-кумента, название вида решения, его дату и номер.
На документе проставляется дата его подписания, утверждения или составления, оформляемая цифровым способом, т.е. тремя парами арабских цифр, разделенными точками, в последовательности: число, месяц, год (например: 20.04.99.), либо словесно-цифровыми например: ( 20 апреля 1999 г.). Цифровой способ датирования используется при визировании, оформлении резолюций, учетных карточек, проставлении отметок об исполнении и т.п., сло-весно-цифровой – при датировании нормативных и распорядительных актов, записок, спра-вок, поручений, финансовых и других служебных документов, а также в их текстах.

Приложения к документам

3.6.7. В документе информационно-справочного характера – письме, справке, поясни-тельной записке, заключении и т.д., имеющем приложения, названные в тексте, после текста делается отметка, которая включает в себя сведения о количестве листов приложения (одного экземпляра) и количества прилагаемых экземпляров, например:
Приложение: на 3 листах в 4 экз.
Если в документе информационно-справочного характера приложения не названы, то их наименования необходимо перечислить после текста с указанием количества листов, каж-дого приложения и количества экземпляров, например: Приложение: мероприятия комплекс-ной программы “Забота 2001-2003”на 5 листах в 1 экз.
Если приложений несколько, то они нумеруются, например:
Приложение № 1, Приложение № 2.

4.Подготовка и оформление проектов решений
главы муниципального образования

Общие требования

4.1. Подготовка и оформление проектов решений руководителя администрации про-изводится в соответствии с Регламентом работы администрации и Порядком внесения на рассмотрение руководителя администрации проектов нормативных правовых актов, проектов договоров (соглашения).
4.2. Ответственность за качество подготовки проектов решений руководителя админи-страции, их согласование с заинтересованными организациями, а также за своевременное представление руководителю администрации проектов соответствующих актов несет замести-тель руководителя администрации, а также сотрудники участвующие в их подготовке.
4.3. Проекты решений по кадровым вопросам готовятся специалистом, выполняющим обязанности по ведению кадровой работы на основании соответствующих представлений. При
5.
этом присвоение номера распоряжению производится с добавлением буквы “к”. Например: № 101-рк.
4.4. Проекты решений руководителя администрации внесенные с нарушением требо-ваний, предъявляемых к их составлению и оформлению, возвращаются на доработку с 2-х дневный срок со дня их поступления зам. руководителя администрации.

Основные требования к составлению и оформлению
проектов решений главы муниципального образования

4.5. Текст проекта постановления руководителя администрации, как правило, состоит из констатирующей (преамбулы) и постановляющей части.
В проекте распоряжений руководителя администрации преамбула как правило отсут-ствует.
В констатирующей части указываются фактические обстоятельства и мотивы, послу-жившие основанием для подготовки постановления, а также содержится ссылка на законы и иные акты, в соответствии с которыми оно принимается.
Констатирующая часть, как правило, содержит:
• вступление (указываются причины издания документа);
• доказательство (излагаются основные факты);
• заключение (отмечается цель издания постановления)
В преамбулу не включаются положения нормативного характера.
Преамбула в проектах постановлений руководителя администрации завершаются сло-
вом “ постановляю”.
Постановляющая часть проекта постановления, как правило, подразделяется на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют:
1. действие, которое необходимо предпринять.
2. срок исполнения
3. ответственные за исполнение.

4.6. Проекты решений руководителя администрации в случае необходимости долж-ны
содержать пункт о возложении контроля за их выполнением.
4.7. В проектах решений руководителя администрации образования используются офи-циальные наименования органов и организаций, при этом в проектах распоряжений исполь-зуются их сокращенные официальные наименования.
4.8. Постановления и распоряжения руководителя администрации должны иметь заголо-вок, в краткой форме отражающий их содержание.
4.9. Проекты решений руководителя администрации подлежат согласованию в соответ-ствии с требованиями, определенными “Порядком внесения на рассмотрение руководителя администрации проектов нормативных правовых актов, проектов договоров (соглашений).
4.10. Подписанные руководителем администрации постановления и распоряжения пе-редаются инспектору администрации для оформления и организации направления адресатам.
4.11. Постановления и распоряжения руководителя администрации регистрируются ин-спектором раздельно в пределах календарного года, при этом к порядковому номеру распоря-жений через дефис добавляется буква “р”.
4.12. Решения руководителя администрации направляются адресатам в соответствии с указанием рассылки , причем решения, имеющие или дополняющие ранее принятые решения, направляются тем органам и организациям, которым посылались ранее принятые, или их пра-вопреемникам.
Замена разосланных решений производится по указанию руководства администрации.

6.
4.13. Подлинник решения руководителя администрации со всеми приложениями и указанием рассылки остаются в администрации, с последующей передачей их после трех лет –хранения в архивный отдел администрации.

5. Контроль за исполнением постановлений, распоряжений, поручений и
других документов главы муниципального образования.

5.1. Контроль за исполнением постановлений, распоряжений, поручений и других до-кументов руководителя администрации устанавливается для обеспечения своевременного и полного решения вопросов, содержащихся в вышеназванных документах и поручениях.
5.2. Контроль за исполнением постановлений, распоряжений руководителя админи-страции осуществляет инспектор администрации в соответствии с её функциями.
Контроль за сроками исполнения документов, а также поручений руководителя адми-нистрации по документам и обращениям граждан осуществляет инспектор администрации.
5.3. Поручения, данные руководителем администрации на совещаниях, отражаются в протоколах совещаний.
Учет поручений, данных руководителем администрации на оперативных совещаниях ведется специалистами соответствующих отраслевых отделов в зависимости от характера рас-сматриваемых вопросов.
Учет поручений, данных руководителем администрации на аппаратных совещаниях ведется инспектором администрации.
5.4. Поручения руководителя и заместителя исполняются в указанные в них сроки. Срок исполнения, если он не определен в поручении, устанавливается один месяц. Срок ис-полнения поручения исчисляется в календарных днях с даты его подписания. Поручения, имеющие в тексте пометку “срочно”, исполняются в 3-дневный срок, а требующие дополни-тельного изучения поставленных вопросов - в течение 10 дней.
5.5. При необходимости продления срока выполнения поручения должностное лицо, которому дано поручение, не позднее чем за 3 дня до истечения срока, представляет на имя руководителя служебную записку с аргументацией предложения сроки исполнения.
5.6. Служебная записка с визой о продлении срока исполнения поручения вносится ру-ководителем администрации.
5.7. Контроль за исполнением поручений руководителя администрации исполняется инспектором администрации.
• ведет регистрацию и текущий контроль за исполнением поручений;
• готовит и рассылает копии поручений каждому исполнителю, если поручение дано нескольким должностным лицам. Должностное лицо, указанное в резолюции первым, является ответственным исполнителем, которому направляется подлинник поручения и материалы к нему. Срочные поручения передаются незамедлительно;
• осуществляет предупреждающий контроль за исполнением поручений, для чего направляет информацию о поручениях, срок исполнения которых истекает в ближай-шую неделю;
• ежемесячно предоставляет руководителю администрации информацию о состоянии выполнения поручений.
5.8. Контроль за исполнением документов, жалоб, заявлений и обращений граждан обеспечивается инспектором администрации, аналогично порядку, определенному пунктом 5.7. настоящей Инструкции.
5.9. Регистрационные номера поручений состоят из индекса “П” и порядкового номера, например П-9.

7.
5.10.Документ или поручение считается исполненным и снимается с контроля после рассмотрения всех поставленных в нем вопросов, письменного сообщения результатов заинте-ресованным лицам и организациям, либо другого документированного подтверждения его исполнения.
5.11. Снятие документов и поручений с контроля или продление сроков исполнения производится на основании представленных материалов и соответствующих резолюций.
5.12. Должностные лица несут персональную ответственность за несвоевременное и некачественное исполнение документов и поручений. Исполнитель несет персональную от-ветственность за полноту и достоверность информации, использованной для снятия с кон-троля документов и поручений главы муниципального образования.

6. Машинописные и копировально-множительные работы

6.1. В аппарате администрации печатаются только материалы служебного характера.
6.2. Печатание документов осуществляется в машинописно - копировальном бюро, где как правило, печатаются проекты решений, Совета и руководителя администрации, служебные письма, заявки документы внутреннего характера.
6.3. В первую очередь печатаются проекты решений Совета и руководителя админи-страции, материалы к совещаниям у руководителя администрации и заместителя руководителя администрации.
Срочные документы печатаются немедленно.
Срочность печатания документов определяется руководителем администрации. Доку-менты, сданные в работу после 16 час.30 минут. печатаются, как правило, на следующий день.
6.4. Передаваемые для печати рукописи должны быть написаны разборчиво, на одной стороне листа, с использованием контрастных красителей (чернил) синего, фиолетового или черного цвета. Не принимаются для печатания материалы, написанные небрежно и неразбор-чиво, правленые карандашом, а также трудно читаемые факсимильные копии, уменьшенные и нечеткие ксерокопии материалов.
При подготовке материалов для печатания особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, иностранных слов и географиче-ских названий. Сокращения слов применяются только общепринятые.
Печатание документов производится на бланках установленной формы или на бумаге стандартных размеров красками насыщенного цвета. При печатании документов соблюдаются установленный порядок расположения текста, правила орфографии и пунктуации.
Документы на бланках формата А4 печатаются, как правило, через 1,5 или 2 межстроч-ных интервала, а форма А5 – через 1 межстрочный интервал.
Документы на 2 и более листах должны быть обязательно пронумерованы.

Копировально – множительные работы

6.5. Выполнение копировально-множительных работ в аппарате администрации произ-водится в машиноделопроизводительном бюро.
6.6. Разрешается копирование только документов и материалов служебного характера.
6.7. Основанием для выполнения копировальных работ является разрешение руководи-теля администрации.
6.8. На копировальной технике, установленной в администрации, разрешается копирова-ние материалов небольшого объема или тиража.

8.
Регистрация выполняемых копировальных работ ведется в специальном журнале. Ответ-ственность за правильное использование копировальной техники и учет выполняемых работ несет инспектор администрации.
6.9. Материалы подлежащие копированию, должны быть разброшюрованы, напечатаны четко и разборчиво черным цветом на стандартных листах бумаги формата А3, А4 или А5. Как правило, это должны быть первые экземпляры документов или рукописные тексты, от-вечающие необходимым техническим требованиям.

7. Формирование дел, передача их в архив,
использование архивных документов

Порядок составления и утверждения номенклатуры дел

7.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в администрации, с указанием сроков их хранения.
7.2. В номенклатуру дел включаются все дела для группировки документов по вопро-сам, внесенным для рассмотрения в администрацию, справочные и контрольные картотеки, а также номенклатура дел.
7.3. При составлении номенклатуры дел используется перечень документов, разрабо-танный федеральной архивной службой РФ, и после ее согласования экспертно-проверочной комиссией Архивного управления 1 раз в 5 лет утверждается главой муниципального образо-вания.
7.4. Каждая статья номенклатуры дел имеет индекс и содержит заголовок дела и срок хранения. Индекс статьи состоит из индекса отдела и порядкового номера дела по номенкла-туре в пределах структурного подразделения
7.5. Номенклатура дел на следующий год разрабатывается до 15 декабря текущего го-да заместителем руководителя администрации и после согласования с экспертно-проверочной комиссией архивного отдела утверждается руководителем администрации. По-сле утверждения номенклатуры дел структурные подразделения администрации получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
7.6. В течение года по согласованию с ЭПК архивного отдела и с разрешения руково-дителя администрации в утвержденную номенклатуру могут вноситься изменения и допол-нения.
В случае изменения структуры аппарата администрации в свободную номенклатуру дел вносятся соответствующие изменения вплоть до ее нового составления и утверждения.
7.7. Свободная номенклатура дел администрации в конце каждого года уточняется, пе-репечатывается, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего года.

Экспертная комиссия администрации

7.8. Для рассмотрения проектов нормативных документов и методических пособий по вопросам делопроизводства и архивного дела, описи дел постоянного хранения и актов уничтожения документов, не имеющих научной ценности и практического значения, из числа наиболее квалифицированных сотрудников создается экспертная комиссия администрации, состав корой утверждается распоряжением главы муниципального образования.
7.9. В состав экспертной комиссии администрации входят по должности: заместитель руководителя администрации (председатель комиссии) и инспектор администрации.
7.10. Функции экспертной комиссии администрации и организация ее работы опреде-ляются положением о ней, которое утверждается руководителем администрации после согла-сования с ЭПК архивного отдела.
9.
Формирование дел в подразделениях, оформление
документов, законченных делопроизводством

7.11. Законченные делопроизводством документы в 10-дневный срок сдаются испол-нителем заместителю руководителя администрации, который формирует их дела.
7.12. Документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями настоящей Инструкции и списаны исполнителем “в дело” с отметкой о решении вопроса, указанием да-ты списания, которые проставляются в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа на свободном от текста месте. При необходимости отметка о решении вопроса мо-жет быть сделана на оборотной стороне первого листа документа.
Сроки хранения документов определяются заместителем руководителя администрации в соответствии с номенклатурой дел и перечнем документов с указанием сроков их хранения.
7.13. Исполненные документы формируются в отдельные дела, комплексные дела и дела переписки.
7.14. Отдельные дела заводятся на постановления, распоряжения руководителя админи-страции и их проекты.
7.15. В отдельные дела включаются инициативные письма, проекты актов, заключения на эти проекты, справки подразделений, листы согласования и другие материалы, связанные с подготовкой указанных документов.
Отдельные дела относятся к тому календарному году, в котором приняты эти докумен-ты.
7.16. Дела переписки заводятся по вопросам, решенным поручениями и письмами руко-водителя администрации, заместителя руководителя администрации, а также по вопросам , рассмотренным в структурных подразделениях.
В отдельные и комплексные дела формируются документы с постоянными сроками хранения.
7.17. Дела переписки заводятся отдельно для документов с постоянными сроками хра-нения и отдельно для документов с временными сроками хранения.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного во-проса; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением перехо-дящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного хранения и временных сроков хранения.

Систематизация документов внутри дела

7.18. В дело подшиваются все документы по данному вопросу вместе с приложениями, указанными в тексте документов.
7.19 Документы в деле постоянного срока хранения располагаются сверху вниз в хро-нологическом порядке.
В делах переписки разделы располагаются сверху вниз, между ними помещаются про-кладки одного цвета со сплошной нумерацией разделов для одного года.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизирует-ся в хронологической последовательности;
документ – ответ помещается за документом – запросом.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относя-щимися к ним приложениями.
Положения, инструкции, утвержденные в качестве самостоятельного документа, груп-пируются в самостоятельные дела.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие группиру-ются отдельно от проектов.
10.
Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные дела и располага-ются в них в порядке строгого алфавита по фамилиям, именам и отчествам.
7.20. Все документы по одному и тому же вопросу, поступившие и рассмотренные в те-чение календарного года, подшиваются вместе в один раздел переписки. При возобновлении переписки по истечению года документы подшиваются в дело переписки текущего года с обя-зательными взаимными ссылками.
7.21. При перешивке документов из одного дела переписки в другое во внутренней описи и на прокладке указывается, куда перешит документ.
7.22. В случае выхода решений руководителя администрации во исполнение, изменение, дополнение решений, принятых в предшествующие годы, документы, послужившие основа-нием для выпуска, формируются в дело текущего года. При этом заместителем руководителя администрации делами взаимные ссылки в делах, заведенных на эти решения.
7.23. Все документы отчетного и информационного характера по исполнению решений руководителя администрации, находящихся на контроле, подшиваются в заведенные на эти решения дела. Если на решение дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год, а при списании этих документов на них делается соответствующая запись.
Справка о снятии с контроля решения руководителя администрации подшивается в за-веденное на данное решение дело. При включении в справку о снятии с контроля нескольких решений следует сделать необходимое количество копий и подшить их в соответствующие дела.
7.24. Если в переписке или в материалах, послуживших основанием для принятия по-становления, распоряжения руководителя администрации, имеются секретные документы, то весь комплекс документов по данному вопросу передается специалисту, имеющему допуск к секретным документам для формирования секретного дела вне зависимости от грифа самого решения.
7.25. Включение в дело документов по решениям, принятым в разные годы, а также черновики, вариантов, копий документов, подлежащих возврату, как правило, не допускается.
7.26. Для дел переписки постоянного срока хранения составляется внутренняя опись по установленной форме. В конце внутренней описи делается итоговая запись о количестве листов в деле, делается отметка “в архив”, которая подписывается заместителем руководите-ля администрации.

Оформление обложки дела

7.27. На обложке дела помещаются следующие реквизиты: наименование фондообразо-вателя и подчиненность, наименование структурного подразделения, индекс дела, заголовок дела, крайние даты дела, количество листов в нем, срок хранения.
7.28. Номер дела состоит из индекса подразделения, индекса вопроса по номенклатуре дел и порядкового номера по описи.
7.29. Заголовок дела должен отражать основное содержание документов. Заголовок от-дельного дела должен, как правило, соответствовать заголовку решения руководителя адми-нистрации. В случае необходимости для более полного отражения содержание подшитых в дело документов заголовок дела может быть уточнен.
За основу заголовка дела переписки берется формулировка, данная в номенклатуре дел, при этом не рекомендуется использовать вводные слова, сложные синтаксические оборо-ты. Не допускается употребление в заголовке сокращенных слов и сокращенных наименова-ний федеральных органов исполнительной власти, учреждений.
7.30. Начальная дата дела – это дата самого раннего документа. При этом учитываются даты: регистрации входящего и исходящего документов, дата справки подразделения, дата со-ответствующего постановления, распоряжения главы муниципального образования.

11.
При написании крайних дат на обложках дел постоянного срока хранения число и год проставляются арабскими цифрами, а название месяца пишется полностью. На обложках дел временного срока хранения указывается только год.
7.31. Обложка дела заполняется светостойкими чернилами.
Наименование подразделения проставляется на обложке штампом.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и

личному составу. Полное оформление дела предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле, составление заверительной надписи дела; составление, в необходи-мых случаях (личные дела, переписка, обращение граждан, акты) внутренней описи докумен-тов дела.
Дела временного (10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, кроме бухгалтерских документов, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Нумерация листов

7.32. Листы в деле нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляют-ся в правом верхнем углу листа. Нумерация цветными карандашами и чернилами не допуска-ется.
Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом углу, лист, сложенный и подшитый за середину – как 2 листа. Документы с собственной нуме-рацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются. При этом сначала нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Фотографии и другие ил-люстрированные материалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруется отдельно.
7.33. После нумерации листов в конце каждого дела составляется заверительная надпись на отдельном листе-заверителе , в которой прописью указывается фактическое коли-чество листов в данном деле и особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, ри-сунки и т.п.) и дата, ставится разборчиво подпись сотрудника, сформировавшего дело.
7.34. Листы в делах переписки временного срока хранения не нумеруются. В целях обеспечения сохранности документов в этих делах на прокладках чернилами проставляется количество листов, подшитых в данном разделе.
7.35. В каждом деле подшивается не более 250 листов.

Передача дел в архив

7.36. Законченные делопроизводством дела переписки постоянного срока хранения хранятся в структурных подразделениях в течение 5 лет, а затем сдаются в архивный отдел администрации в соответствии с графиком, утверждаемым распоряжением главы муници-пального образования.
7.37. Дела переписки временного срока хранения хранятся в структурных подразделе-ниях, а затем уничтожаются по акту установленной формы в соответствии с положением об экспертной комиссии администрации.
7.40. В подготовленном к сдаче в архив деле переписки постоянного срока хранения на последнем листе внутренней описи, а в отдельном деле - в правом нижнем углу документа, которым закончен вопрос, проставляется штамп “в архив”, который заверяется подписью ру-ководителя подразделения.

12.
Составление описей дел

7.41. По окончании календарного года специалистом управления делами на дела с длительным сроком хранения (более 25 лет) составляются описи. Отдельно на дела с постоян-ным сроком хранения и по личному составу описи составляются в 4-х экземплярах.

8. Особенности работы с документами, содержащими служебную
информацию ограниченного распространения с пометками
“Для служебного пользования”, “Не для печати”

8.1. Настоящий раздел определяет порядок обращения с документами, другими мате-риальными носителями информации (далее по тексту – документы), содержащими информа-цию ограниченного распространения. Данный раздел не распространяется на порядок обра-щения с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
8.2. К служебной информации ограниченного распространения относятся несекрет-ная информация, ограничения на распространение которой диктуется служебной необходи-мостью.
Не могут быть отнесены к служебной информации ограниченного распространения:
акты законодательства, устанавливающие правовой статус государственных органов, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, по-рядок их реализации;
сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, эко-логическая, гидрометеорологическая, гидрогеологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасного суще-ствования населенных пунктов, граждан в целом, а также производственных объектов;
описание структур органов государственной власти, их функций, направлений и форм деятельности, а также адреса;
порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юриди-ческих лиц;
решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке;
сведения об использовании бюджетов и использовании других государственных ре-сурсов, о состоянии экономики и потребностях населения;
документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и архивов, информацион-ных систем, необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.
8.3. На документах (в необходимых случаях и на их проектах), содержащих служеб-ную информацию ограниченного распространения, проставляются пометки “Для служебного пользования”, “Не для печати” и номер экземпляра.
8.4. Необходимость проставления указанных пометок на документах и изданиях опре-деляется исполнителем и должностным лицом, подписавшим или утверждающим документ. Указанные пометки и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой стра-ницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопро-водительного письма к таким документам.
8.5. Должностные лица несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения об отнесении к разряду ограниченного распространения и за соблюдение требований п.п. 8.1, 8.2 данного раздела.
8.6. Служебная информация ограниченного распространения без санкции соответ-ствующего должностного лица не подлежит разглашению (распространению). За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обра-щения с документами, содержащими такую информацию, муниципальный служащий

13.
(работник организации) может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотрен-ной законодательством ответственности.
8.7. Прием и учет документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется штабом ГО и ЧС администрации
8.8. Служебные документы ограниченного распространения печатаются инспектором администрации или непосредственно в структурных подразделениях администрации.
В левом нижнем углу или на обороте последнего листа каждого экземпляра документа указывается количество отпечатанных и размноженных экземпляров, фамилия и телефон ис-полнителя, фамилия машиниста и дата печатания документа, например:
отп. 1 экз. и размн. 5 экз.
исполнитель Суворов (тел. 9-14-91)
печ. Ярунгина
01.10.99.

8.9. Отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками передаются для ре-гистрации в штаб ГО и ЧС или другие структурные подразделения администрации. Черно-вики уничтожаются исполнителем документа или начальником штаба ГО и ЧС с отражением факта уничтожения в учетных формах.
Документы учитываются, как правило, отдельно от несекретной документации, но при незначительном объеме таких документов разрешается вести их учет совместно. К регистра-ционному индексу документов “Для служебного пользования” добавляется пометка “ДСП”, например: 03-05/172 дсп, вх..№ 254 дсп. Передаются работникам отделов под расписку.
8.10.Размножаются или снимаются копии, в том числе с распорядительных документов Президента и Правительства Российской Федерации, Главы Республики Коми только в определенном количестве согласно списка рассылки, резолюций руководства администрации, а также с разрешения руководителя подразделения, ответственного за исполнение или хране-ние документов. Хранятся в запираемых и опечатываемых шкафах и ящиках.
8.11. Отправка документов осуществляется через штаб ГО и ЧС администрации.
При необходимости направления документов в несколько адресов составляется указа-тель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых доку-ментов. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем подразделения, готовившего документ.
8.12. Исполненные документы группируются в деле в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, к которое помещены доку-менты с пометкой “ДСП” также проставляется пометка “ДСП”.
8.13. Уничтожение дел, документов, утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту в подразделениях, где они хранятся. Если документы учтены в управлении делами, то в комиссию по уничтожению обязательно включается работник управления. В учетных формах (журналах, карточках, реестрах, магнит-ных носителях) об уничтожении делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.
8.14.При смене работника, ответственного за учет и хранение документов с пометками “для служебного пользования” и “Не для печати”, составляется акт приёмо –передачи, кото-рый утверждается руководителем администрации или заместителем руководителя админи-страции.
8.15. проверка наличия документов, дел проводится не реже одного раза в год комиссионно, результаты проверки оформляются актом.
В случае обнаружения утраты документов, дел, содержащих сведения ограниченного распространения, либо разглашения этих сведений руководитель структурного подразделе-ния администрации проводит служебное расследование обстоятельств утраты или разглаше-ния, о результатах которого докладывает руководству администрации. На утраченные доку-менты, дела составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах.
14.
8.16. Ознакомление сотрудников структурных подразделений администрации и сто-ронних организаций с документами и делами ограниченного распространения, находящимися в архиве администрации, осуществляется по разрешению руководителя администрации, заме-стителя руководителя администрации, а также работников структурных подразделений, гото-вивших документы или формировавших дела. При этом документы и дела могут быть выда-ны во временное пользование под расписку на срок не более 10 дней.
8.17. При снятии пометок “Для служебного пользования” на документах, делах, а так-же в учетных формах делаются соответствующие отметки. При этом информируются все адре-саты, которым эти документы направлялись.

9. Рассмотрение писем и организация приема граждан

9.1. Работа с письмами граждан в администрации ведется в соответствии с законода-тельством Российской Федерации и нормативными документами по делопроизводству, Ре-гламентом работы администрации.
9.2. Поступившие в администрацию письма граждан регистрируются инспектором ад-министрации в журнале.
9.3. Письма граждан, не требующие доклада руководству, направляются специалистом управления делами на рассмотрение в структурное подразделение администрации, к компе-тенции которого отнесены поставленные в письме вопросы.
9.4. Письма граждан, поступившие с сопроводительными письмами из Администрации Главы Республики Коми и Правительства Республики Коми, регистрируются инспектором ад-министрации и передаются исполнителям согласно резолюции руководителя администрации.
9.5. Если поручения по письму дано нескольким исполнителям, то работу по его рас-смотрению координирует лицо, указанное в резолюции первым.
9.6. Письма граждан не направляются на рассмотрение организациям и должностным лицам, действия которых обжалуются.
9.7. Письма рассматриваются в срок до одного месяца со дня их регистрации, а письма не требующие дополнительного изучения и проверки – безотлагательно, но не более 15 дней. В отдельных случаях срок рассмотрения письма может быть продлен руководителем админи-страции, но не более чем на один месяц, о чем сообщается автору.
9.8. Письма граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры, заявителю дан ответ в письменной или устной форме.
9.9. Контроль за своевременным объективным и полным рассмотрением писем граж-дан, поступивших в администрацию, осуществляет инспектор администрации.
9.10. Прием граждан руководителем администрации, заместителем руководителя адми-нистрации проводятся в установленные дни и часы.

____________________________________

 

 

 

 

Закрыть
Сообщение об ошибке
Отправьте нам сообщение. Мы исправим ошибку в кратчайшие сроки.
Расположение ошибки: .

Текст ошибки:
Комментарий или отзыв о сайте:
Отправить captcha
Введите код: *

Закрыть

Выдержка из Закона N 124-ФЗ

Классификация информационной продукции

Глава 2. Классификация информационной продукции

Статья 6. Осуществление классификации информационной продукции

Информация об изменениях:

Федеральным законом от 28 июля 2012 г. N 139-ФЗ в часть 1 статьи 6 настоящего Федерального закона внесены изменения

См. текст части в предыдущей редакции

1. Классификация информационной продукции осуществляется ее производителями и (или) распространителями самостоятельно (в том числе с участием эксперта, экспертов и (или) экспертных организаций, отвечающих требованиям статьи 17 настоящего Федерального закона) до начала ее оборота на территории Российской Федерации.

2. При проведении исследований в целях классификации информационной продукции оценке подлежат:

1) ее тематика, жанр, содержание и художественное оформление;

2) особенности восприятия содержащейся в ней информации детьми определенной возрастной категории;

3) вероятность причинения содержащейся в ней информацией вреда здоровью и (или) развитию детей.

Информация об изменениях:

Федеральным законом от 28 июля 2012 г. N 139-ФЗ в часть 3 статьи 6 настоящего Федерального закона внесены изменения

См. текст части в предыдущей редакции

3. Классификация информационной продукции осуществляется в соответствии с требованиями настоящего Федерального закона по следующим категориям информационной продукции:

1) информационная продукция для детей, не достигших возраста шести лет;

2) информационная продукция для детей, достигших возраста шести лет;

3) информационная продукция для детей, достигших возраста двенадцати лет;

4) информационная продукция для детей, достигших возраста шестнадцати лет;

5) информационная продукция, запрещенная для детей (информационная продукция, содержащая информацию, предусмотренную частью 2 статьи 5 настоящего Федерального закона).

ГАРАНТ:

Об определениии возрастного ценза основной телевизионной передачи с учетом содержания сообщений "бегущей строки" см.информацию Роскомнадзора от 22 января 2013 г.

Информация об изменениях:

Федеральным законом от 2 июля 2013 г. N 185-ФЗ часть 4 статьи 6 настоящего Федерального закона изложена в новой редакции, вступающей в силу c 1 сентября 2013 г.

См. текст части в предыдущей редакции

4. Классификация информационной продукции, предназначенной и (или) используемой для обучения и воспитания детей в организациях, осуществляющих образовательную деятельность по реализации основных общеобразовательных программ, образовательных программ среднего профессионального образования, дополнительных общеобразовательных программ, осуществляется в соответствии с настоящим Федеральным законом и законодательством об образовании.

Информация об изменениях:

Федеральным законом от 28 июля 2012 г. N 139-ФЗ в часть 5 статьи 6 настоящего Федерального закона внесены изменения

См. текст части в предыдущей редакции

5. Классификация фильмов осуществляется в соответствии с требованиями настоящего Федерального закона и законодательства Российской Федерации о государственной поддержке кинематографии.

Информация об изменениях:

Федеральным законом от 28 июля 2012 г. N 139-ФЗ в часть 6 статьи 6 настоящего Федерального закона внесены изменения

См. текст части в предыдущей редакции

6. Сведения, полученные в результате классификации информационной продукции, указываются ее производителем или распространителем в сопроводительных документах на информационную продукцию и являются основанием для размещения на ней знака информационной продукции и для ее оборота на территории Российской Федерации.

Статья 7. Информационная продукция для детей, не достигших возраста шести лет

К информационной продукции для детей, не достигших возраста шести лет, может быть отнесена информационная продукция, содержащая информацию, не причиняющую вреда здоровью и (или) развитию детей (в том числе информационная продукция, содержащая оправданные ее жанром и (или) сюжетом эпизодические ненатуралистические изображение или описание физического и (или) психического насилия (за исключением сексуального насилия) при условии торжества добра над злом и выражения сострадания к жертве насилия и (или) осуждения насилия).

Статья 8. Информационная продукция для детей, достигших возраста шести лет

К допускаемой к обороту информационной продукции для детей, достигших возраста шести лет, может быть отнесена информационная продукция, предусмотренная статьей 7 настоящего Федерального закона, а также информационная продукция, содержащая оправданные ее жанром и (или) сюжетом:

1) кратковременные и ненатуралистические изображение или описание заболеваний человека (за исключением тяжелых заболеваний) и (или) их последствий в форме, не унижающей человеческого достоинства;

2) ненатуралистические изображение или описание несчастного случая, аварии, катастрофы либо ненасильственной смерти без демонстрации их последствий, которые могут вызывать у детей страх, ужас или панику;

3) не побуждающие к совершению антиобщественных действий и (или) преступлений эпизодические изображение или описание этих действий и (или) преступлений при условии, что не обосновывается и не оправдывается их допустимость и выражается отрицательное, осуждающее отношение к лицам, их совершающим.

Статья 9. Информационная продукция для детей, достигших возраста двенадцати лет

К допускаемой к обороту информационной продукции для детей, достигших возраста двенадцати лет, может быть отнесена информационная продукция, предусмотренная статьей 8 настоящего Федерального закона, а также информационная продукция, содержащая оправданные ее жанром и (или) сюжетом:

1) эпизодические изображение или описание жестокости и (или) насилия (за исключением сексуального насилия) без натуралистического показа процесса лишения жизни или нанесения увечий при условии, что выражается сострадание к жертве и (или) отрицательное, осуждающее отношение к жестокости, насилию (за исключением насилия, применяемого в случаях защиты прав граждан и охраняемых законом интересов общества или государства);

2) изображение или описание, не побуждающие к совершению антиобщественных действий (в том числе к потреблению алкогольной и спиртосодержащей продукции, пива и напитков, изготавливаемых на его основе, участию в азартных играх, занятию бродяжничеством или попрошайничеством), эпизодическое упоминание (без демонстрации) наркотических средств, психотропных и (или) одурманивающих веществ, табачных изделий при условии, что не обосновывается и не оправдывается допустимость антиобщественных действий, выражается отрицательное, осуждающее отношение к ним и содержится указание на опасность потребления указанных продукции, средств, веществ, изделий;

3) не эксплуатирующие интереса к сексу и не носящие возбуждающего или оскорбительного характера эпизодические ненатуралистические изображение или описание половых отношений между мужчиной и женщиной, за исключением изображения или описания действий сексуального характера.

Статья 10. Информационная продукция для детей, достигших возраста шестнадцати лет

К допускаемой к обороту информационной продукции для детей, достигших возраста шестнадцати лет, может быть отнесена информационная продукция, предусмотренная статьей 9 настоящего Федерального закона, а также информационная продукция, содержащая оправданные ее жанром и (или) сюжетом:

1) изображение или описание несчастного случая, аварии, катастрофы, заболевания, смерти без натуралистического показа их последствий, которые могут вызывать у детей страх, ужас или панику;

2) изображение или описание жестокости и (или) насилия (за исключением сексуального насилия) без натуралистического показа процесса лишения жизни или нанесения увечий при условии, что выражается сострадание к жертве и (или) отрицательное, осуждающее отношение к жестокости, насилию (за исключением насилия, применяемого в случаях защиты прав граждан и охраняемых законом интересов общества или государства);

3) информация о наркотических средствах или о психотропных и (или) об одурманивающих веществах (без их демонстрации), об опасных последствиях их потребления с демонстрацией таких случаев при условии, что выражается отрицательное или осуждающее отношение к потреблению таких средств или веществ и содержится указание на опасность их потребления;

4) отдельные бранные слова и (или) выражения, не относящиеся к нецензурной брани;

5) не эксплуатирующие интереса к сексу и не носящие оскорбительного характера изображение или описание половых отношений между мужчиной и женщиной, за исключением изображения или описания действий сексуального характера.